Jose Ramon Vindel Ruas
LA PROFESIÓN DE SECRETARIA
CONSIDERACIONES GENERALES
Una buena secretaria puede definirse como una colaboradora eficaz discreta y de plena confianza poseedora de las cualidades y capacidades necesarias que contribuye con su dedicación personal a la buena organización y positivo funcionamiento de su departamento y de la Empresa y que mantiene positivas relaciones interpersonales en su entorno profesional.
La cultura corporativa, estructura organizativa, estilos de mando, entorno empresarial, … condicionan considerablemente el trabajo de la secretaria en la empresa.
Se estima que la labor de las secretarias libera a sus jefes del orden del 30 por 100 del trabajo que éstos tendrían que realizar personalmente si no contaran con la eficaz colaboración de su "brazo derecho", de las que "oyen crecer la hierba" en su entorno profesional.
El trabajo de la secretaria implica una función delicada que exige de quien la desempeña diversas cualidades; en especial, de carácter intelectual y humano. Una excelente secretaria responderá a la mayor parte de los siguientes requisitos:
- Sólida formación administrativa y comercial, una cierta cultural general, conocimiento extenso del servicio y de la empresa.
- Facultad de adaptarse a ritmos de trabajo variados, buena resistencia física y nerviosa.
- Dotes de observación y asimilación, rapidez de comprensión y buen sentido, apreciación justa de la importancia y urgencia de los asuntos, movilidad y presencia de ánimo, aptitud para captar el encadenamiento de los problemas y pensar en función del porvenir, y precisión en el modo de proceder.
- Receptividad y disponibilidad, interés y celo en el trabajo, espíritu de disciplina unido a la capacidad de obrar de manera independiente, iniciativa y decisión (ni en exceso, ni en defecto), integridad y sentido de la responsabilidad, puntualidad, discreción a toda prueba, abnegación y carácter servicial sin servilismo, comprensión, paciencia y flexibilidad sin debilidad, tacto y diplomacia, mundología y corrección, todo ello unido a un punto de autoridad natural sin renunciar a un sano optimismo y a un humor relativamente estable y jovial.